Software archiviazione documentale

software archiviazione documentale

Documenta – software per l’archiviazione documentale

L’organizzazione dei documenti all’interno di un archivio è una delle sfide più comuni.
Il classico modello del “file server” di Windows ha instillato delle logiche molto diffuse in tutte le realtà aziendali: l’organizzazione in cartelle. Tale disposizione, però, può talvolta comportare alcune problematiche che si possono verificare in presenza di un cospicuo numero di file:

– Ridondanze
– Doppioni
– Difficoltà di reperimento delle informazioni

Quando i dati aumentano in modo esponenziale, potrebbe rivelarsi inadeguata l’organizzazione delle varie commesse in cartelle e sottocartelle. I principali software per l’archiviazione documentale non si avvalgono delle classiche cartelle fisiche, ma utilizzano quelle logiche. Questa peculiarità consente agli utenti di azzerare i tempi di ricerca. Gestire i documenti attraverso uno specifico programma per archiviare i documenti permette di:

– Coordinare l’intero flusso documentale
– Automatizzare le operazioni manuali
– Azzerare i tempi di ricerca
– Condividere in piena sicurezza le informazioni
– Risparmiare tempo
– Aumentare la produttività delle risorse

La nostra soluzione:

Consci della fondamentale importanza di una corretta gestione dei dati tecnici, noi di Progetto CAD, da oltre 25 anni sviluppiamo Documenta, software per l’archiviazione documentale largamente utilizzato in tutto il territorio italiano. Documenta, oltre a garantire il perfetto coordinamento dei flussi documentali, assicura la riservatezza dei file inseriti in quanto ad ogni utente possono essere assegnati dei permessi specifici di interazione col documento. Questo fa sì che ciascuno, sulla base del ruolo ricoperto in azienda, potrà interagire coi documenti in modo differente.

Grazie alla gestione centralizzata dei documenti si ha, inoltre, la possibilità di controllare eventuali conflitti tra l’utilizzo dei documenti: infatti solo un utente per volta potrà accedere al file per modificarlo. Per accedere ai documenti, bisogna essere riconosciuti da Documenta attraverso l’autenticazione con nome utente e password.

Ad ogni documento sono associati dei campi fissi:

– Codice
– Revisione
– Utente Revisore
– Data revisione
– Note revisione
– Descrizione

I documenti possono essere raggruppati in progetti dando la possibilità all’utente di:

– sapere in quali progetti lo stesso documento è utilizzato
– stampare tutti i documenti del progetto
– inserire il progetto come “figlio” di un altro progetto.

Per ogni documento viene visualizzata l’ultima revisione realizzata, sulla quale è possibile lavorare per modificarla. È altresì possibile accedere alle revisioni precedenti del documento. L’utilizzo di Documenta, software per l’archiviazione documentale, migliora i workflow aziendali e ottimizza il lavoro delle risorse operative che lo utilizzano.

Contattaci per ricevere maggiori informazioni o per richiedere una dimostrazione del prodotto.

o invia una mail all’indirizzo alice.niccia@progettocad.it