Software documentale

software documentale

Documenta – software documentale

All’interno di un’azienda, il documento rappresenta l’elemento chiave a prescindere dal tipo di attività operativa. Gestire adeguatamente i dati aziendali e quindi dotarsi di un software documentale è fondamentale per garantire l’efficienza collettiva.

I tre punti chiave per soddisfare una corretta gestione del documento sono i seguenti:
  1. Archiviazione automatica
  2. Workflow documentale
  3. Ricerca rapida dei file

La nostra soluzione

Documenta, software documentale che può poi evolversi in sistema PDM e PLM, è la soluzione ottimale per l’organizzazione dei file e per la risoluzione definitiva di tutte le criticità annesse ad una gestione documentale non tecnologizzata.  Ma vediamo nel dettaglio come si propone nel risolvere queste tre grosse sfide.

1) L’archiviazione dei documenti non avviene più tramite il classico sistema del file server di Windows (cartelle fisiche), bensì attraverso le cartelle logiche.

 Cosa significa? Semplicemente che:

– Non ci saranno più file ridondanti.

– Non vi saranno più documenti o intere cartelle duplicate.

E di conseguenza:

– Ogni file inserito in Documenta, sarà univoco.

– Ci sarà molto più spazio disponibile sia nel Server che in locale.

2) Per ogni tipologia di documento è possibile creare un flusso documentale che porta il documento dallo stato di creazione fino allo stato di revisione approvata.

Cosa significa? Semplicemente che:

– Non ci saranno più documenti non approvati in circolazione (o si verrà avvisati in caso di e-mail precedentemente inviate con allegati di documenti in revisioni superate).

– Non arriveranno più in produzione documenti obsoleti.

E di conseguenza;

– Tutti gli utenti avranno accesso sempre al documento più aggiornato.

– Saranno eliminati glie errori di produzione causati da documenti obsoleti.

3) Tutti i file sono sempre disponibili in tempo reale.

Cosa significa? Semplicemente che:

– Non ci saranno più perdite di tempo per ricercare i file.

 – Non sarà più necessario ricordare l’esatto percorso di collocamento del file.

E di conseguenza:

– Si azzereranno i tempi di ricerca dei documenti.

– L’utilizzabilità dei file sarà sempre immediata.

Documenta consente di risolvere definitivamente queste sfide rendendo le Aziende efficienti e tecnologizzate.  
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