Software gestione documentale

software gestione documentale

Documenta, software per la gestione documentale

Un software di gestione documentale consente principalmente di:

– Archiviare i documenti
– Ricercarli in modo rapido

L’obiettivo è quello di aumentare l’efficienza generale, migliorare la qualità del lavoro e incrementare i profitti aziendali grazie al risparmio di tempo.

La nostra soluzione Documenta, oltre a gestire dati e documenti e quindi l’archivio in modo razionale, azzera i tempi di ricerca dei file.

Documenta garantisce inoltre peculiarità molto specifiche:

1) Gestione dell’anagrafica
Documenta consente di gestire l’anagrafica dei contatti aziendali (aziende e persone ad esse collegate) mantenendo lo storico delle relazioni riferite ad uno specifico contatto o ad un’azienda.

2) Sicurezza di accesso ai dati
In Documenta vengono registrate e rese disponibili – in base ai permessi di interazione assegnati ai vari utenti – le informazioni sull’invio ai contatti aziendali di e-mail e dei relativi documenti allegati.

3) Rintracciabilità dei documenti
Con Documenta è possibile sapere se, quando e con quale revisione, un documento è stato inviato ad uno o più destinatari.

4) Gestione delle e-mail
Il “motore mail” presente in Documenta, integrabile coi più diffusi client di posta elettronica, gestisce l’invio di documenti in modo controllato e tracciato. Inoltre, in modalità “batch”, si possono inviare singoli documenti o una serie di essi ad uno o più destinatari.

5) Distribuzione controllata dei documenti
Con Documenta è possibile selezionare un documento e visualizzare l’elenco dei referenti a cui è stato reso disponibile. È altresì possibile, selezionando un referente, visualizzare i documenti che gli sono stati resi disponibili ed anche in quale specifica revisione.

6) Gestione delle revisioni
Documenta avvisa quando, a seguito di un cambio di revisione di un articolo/documento, sarà necessario inviare l’aggiornamento al referente in possesso della revisione precedente.

Documenta, software per la gestione documentale, è certamente lo strumento che fa la differenza quando il fine dell’azienda è quello di potenziare l’efficacia non lasciando nulla al caso ma mantenendo stabilmente il controllo sul movimento dei flussi documentali.

Contattaci per ricevere maggiori informazioni o per richiedere una dimostrazione del prodotto.

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