Programma archiviazione documenti

programma archiviazione documenti

Documenta – programma per l’archiviazione dei documenti

Con l’aumento del numero degli elaboratori elettronici presenti nell’azienda, è avvenuto un aumento esponenziale della produzione di file.
La maggior parte delle Aziende ha iniziato quindi a sentire l’esigenza di organizzare logicamente i documenti, ottimizzandone la gestione.

Da tale necessità, 25 anni fa, è nato Documenta: programma per l’archiviazione di documenti, estendibile poi come PDM e PLM.

Il software Documenta interviene su 3 punti fondamentali:

1) Aggiunge informazioni al nome del file
2) Li mette in relazione tra loro per poterli ricercare e gestire più agevolmente
3) Gestisce le revisioni a cui un file è sottoposto

Documenta è un gestore di progetti e di dati e permette all’utente di inserire un documento al suo interno e di gestire le informazioni e le relazioni ad esso collegate.

L’oggetto principale di Documenta è il documento.

Documenta è un potente programma per l’archiviazione di documenti perfettamente in grado di riorganizzare i file al suo interno e renderli disponibili senza lunghe attese di ricerca degli stessi. Questo è possibile grazie ad un intelligente sistema che consente di associare ad ogni documento un record nel quale sono presenti i campi con le informazioni ad esso riferite e al relativo contesto d’uso e di appartenenza.

Per tutte le tipologie di documento è possibile definire un workflow che, dalla fase di creazione, porti quest’ultimo allo stato di revisione approvata. Ogni documento aziendale, infatti, fin dalla sua creazione è normalmente sottoposto alle revisioni. Documenta permette di accedere sempre all’ultima revisione approvata e allo stesso tempo di mantenere lo storico delle revisioni precedenti. Al fine di alleggerire l’archivio aziendale ed eliminare ogni tipo di ambiguità, Documenta introduce il concetto di “file univoco”:

Ogni file presente in Documenta è associato ad un codice univoco.

Questa funzionalità non soltanto esclude la presenza di doppioni all’interno del repository centrale, ma consente anche di riutilizzare i file presenti (sotto forma di link logici) in diversi contesti operativi. In tal modo, lo stesso file sarà riutilizzato più volte senza dover introdurre duplicazioni di file uguali tra loro.

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